本文内容是小黄人科技入职培训的常规课程之一：商务邮件礼仪。是根据我此前公关公司经历、与500强等企业接触再加上自己的归纳整理而成的。
这篇内容几年前已经发过，最近三大央媒都发了关于邮件的文章，结合我们长期招聘发现的邮件问题，所以再重发一次。希望借此机会让大家了解一下一封正式的商务邮件应该长啥样。熟练掌握之后，可以有效提升你的职场形象与职业素养，也可以让学生们求职、实习多一些机会。
央视新闻：“发现好多大学生不懂邮件礼仪”上热搜！网友：强烈建议纳入课程！
新华社：“发现好多大学生不懂邮件礼仪”上热搜！网友：强烈建议纳入课程！
人民日报：“发现好多大学生不懂邮件礼仪”上热搜！网友：强烈建议纳入课程！
现在开始：
一
任何商业活动都是本着友好合作的原则来开展的，所以邮件首先要能够体现出尊重人。
同时邮件也是一个效率工具，所以一定要能替对方节约时间。
邮件的三个基本宗旨：效率、清晰、礼貌。
二
商务邮件是什么？
商务邮件不仅是你工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的功效，更重要的是，在商业活动中，一旦发生纠纷，邮件是可以作为法庭证据使用的，所以养成良好的邮件习惯非常重要。
三
邮件的主题
我们就从一般邮件的写作顺序来讲起，正常情况下要先写邮件的主题：
1. 邮件不要使用无空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会打开。就算打开事后再查找时也很难被发现；
2. 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂；
3. 如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；
4. 千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余。
例如我们内部通常要求这样写主题：
【小黄人】关于客户名+项目名+邮件主题+日期
【小黄人】关于3W孵化器DemoShow活动参展的说明0505
四
称呼与问候
礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。
开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的。
结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到。
切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用。而且不熟悉的人不要叫人家的昵称，如果是三个字的名字尽量不要叫人家全称。（你应该知道当你父母叫你全名的时候都没啥好事吧，这么叫通常都有些敌意。）
五
邮件正文
终于进入正文了，体现个人基本表达能力的时刻到了。
1.正文首先要求简明扼要，多用短句，毕竟大家都习惯了短阅读，内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息；
2. 行文通顺这是最基本的技能了，避免文字中出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；
3. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。如果你看过杜拉拉升职记，里面就有一个情节说杜拉拉的两个手下吵起来了，一查原因是两个都特别爱在邮件里用感叹号，语气越来越强硬，最后闹得不可开交；
4. 尽量一次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了；
5. 如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。
六
附件
传递附件可能是许多邮件的主要目的，但附件也不是随便加的。
1. 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；
2. 附件一定要有一个有意义的名字，我们收到过大量的简历的名字就叫“简历”，麻烦请换位思考一下，这个简历在你电脑上是独一无二的，但在人事电脑上就没有任何意义，请把名字命为“XXX应聘小黄人科技策划运营职位的简历”这样有意义的名字；
3. 如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，把链接和密码附上，又快又贴心；
4. 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RAR\ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。
千万别小看了附件哦！
七
对外显示名称
邮件发出前还要检查一下，自己对外显示的名称是怎样的。
发出去的邮件名也是一张名片，让对方快速对你建立印象，公司、部门、所在地都是可以通过邮件名体现出来的，尤其是一些跨国、大型企业在这方面做得非常好。
例如此前与西门子合作的时候，发件人当中有一串字母：
“SLC A&D PEK”
这段话的意思是：
SLC（SLC=SIEMENS Ltd.,China）
西门子中国有限公司
A&D （Automation&Drive Group）
自动化与驱动集团
PEK（Peking）
办公室在北京
如果下次要给他们部门另外一位只知道名字但不知道邮件的同事写信，就可以按照这个规律推断出来他的邮箱地址。
八
邮件签名
签名的重要性不言而喻，是别人找你联系方式的地方，所以这里要清晰地标名你所在的公司、部门、职位、联系方式。
但是信息一定不要太多，许多人的签名里有十几行内容，甚至经常比邮件正文都长；还有一些不太重要的信息就不要放进来了，比如现在还能收到一些人的签名里带有MSN号码，像是上个世纪的人。
九
邮件的回复
如果你收到了一封收件人为自己的邮件，那么意味着你有必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的：
1. 就是及时，对方肯定希望尽快得到你的回复，所以来不及正式回应或解决，在时间允许的情况下，可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。”
2. 针对对方邮件里提到的问题进行回复，确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。但不要就一封邮件往返三次以上，否则邮件就变成一件没有效率的工具；
3. 请学会区分“回复”“回复所有”
十
发送、抄送、密送的区分
这是基本常识，但还需要提一下：
1. 如果你看到你是邮件的收件人，就意味着你必须对邮件做出回应；
2. 如果你是被抄送人，只需要了解无需回复，但是如果有想补充的信息也可以参与；
3. 密送一般情况下不使用，所以有时把这个功能当作抄送自己的机会，这样在收件箱里就完整保留了所有发出去的邮件，万一Foxmail里的邮件丢失，至少在线邮箱里还有完整的备份。
十一
示例
错误案例：
以上是错误示例。我们最近收到的简历普遍有以上问题，比如没有正文，不用写名字或者用XXX替代，90%以上的邮件都不合格。
正确示例：
以上是一封相对比较规范的邮件：
1. 主题写得很清楚：HRH公司的提案For雪佛龙世博项目；
2. 称呼很亲切：Dear，还有对方的性别：MS. ；
3. 开篇客套一下：a warm greeting 一个温暖的问候；
4. 直入正文：条理清楚，多为短句，并且用红色字体标出“有一封提案在附件中”；
5. 结尾有客套话和落款。
总结
以上就是小黄人公司对新员工入职培训的关于商务邮件的部分，相信你掌握了以上内容一定可以在邮件上当一位合作的职业经理人。
同时也希望各位公司的创始人们，把对员工的基本职业培训摆在非常重要的位置，因为在对外的一切商务活动中，每个员工都是公司的一张名片。
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