「智能表格」,打开数据管理的新大门

腾讯文档

发布于:2023-09-21

摘要:跟我一起来沉浸式使用「智能表格」吧~

大家好,我是一直致力于为大家提高办公效率的文档鹅。

还记得此前给大家安利的「智能表格」吗?

当你不知道如何直观展示数据来把控项目进度时,当你不清楚如何自动统计来管理员工考勤时,当你不懂得怎么进行仓储管理来监控库存时,那就用它

今天,我们就来继续展开说说「智能表格」!


请直接新建「智能表格」!
「智能表格」是一款新型的据库电子表格。有别于传统的EXCEl、在线表格等,它具备丰富的列类型和多维的视图展示,可以让你从功能繁复的在线表格中解脱出来,专注于处理数据本身。

此前,「智能表格」只能在「表格」里的底部进行新建。

现在,「智能表格」已全新升级为独立品类,可以直接「新建」!并且在模板库中和文档详情页里新建「智能表格」,都是非常方便快捷的。












列表页新建入口







模板库中新建入口


























表格中新建子页面






文档详情页新建入口

下面我们就来看看,如何使用「智能表格」,让办公更有“丝滑”吧~


明确需求规划,落实责任人,推进项目进度
在项目管理中,当产品提出任务需求后,开发需要拆解任务并进行排期,而每个任务都对应所属的需求,这时,可以通过「关联」列类型建立任务表和需求表之间的关联,帮助我们更好地跟进需求。

之后,我们可以使用表格视图进行分组,查看不同负责人或者不同模块的工作进度,统计各分组信息,使用画册视图分配工作、甘特视图把控进度,还可以切换日历视图看板视图等进行多维的项目管理,每个人的工作任务都能落实到位,且优先级与DDL都非常明确,有问题可随时提醒相关人员,还可以通过API接入企业现有的管理系统,轻松管理全流程。

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自动统计迟到次数,员工考勤一目了然
「智能表格」的「数据统计」是对「列」的统计。因为智能表格对数据格式有严格限制,规定每列的类型,所以在进行分组和统计的时候非常方便。目前智能表格已经支持多种列类型,包括文本、数字、超链接、电话、邮箱、进度、创建时间等,不同的列类型,具有不同的筛选和统计规则,比如记录总数、填写数量、填写占比、最早/晚日期等等。

例如,在考勤管理中,我们就可以在人员迟到统计表中,先做好每日迟到统计表和员工清单表的「关联」,再「引用」员工清单表并对迟到人数进行自动的计数统计,帮助提高工作效率。


灵活运用上述方法,当我们在做员工休假、员工每日绩效记录、员工岗位安排等人力行政管理的时候,都能轻松应对。

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库存实时预警,自动化仓储管理
「智能表格」的「公式」是一个列类型。这意味着「智能表格」的一列要么没有公式,要么全是公式,这种限制的好处在于,公式列的结果是统一的,具备可信性

在仓储管理中,可以在库存管理的表格里,把进货订单表和出货订单表都「关联」起来,并「引用」对应的进货量与出货量的数据,用「公式」计算得出现存量,这样库存数据获取会更实时高效。

如果是通过企业微信使用「智能表格」,还可以对库存设置实时预警,如下图所示,当库存商品数量小于安全值时,就会自动通知管理员。这样一来,就可以轻松管理产品供应链,灵活调整策略,不管是订单激增或骤减的时候,都可以从容应对。


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以上就是「智能表格」部分功能与应用场景的介绍,大家应该可以感受到,与其说它是一种表格,不如说是传统关系型数据库的简化版。传统的关系型数据库就像是五笔输入法和Photoshop,而智能表格就好比更容易为普通人所使用的搜狗输入法和美图秀秀。

欢迎鹅友们上手体验「智能表格」,让我们一起从繁琐的工作中解放出来!

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