比闹钟靠谱，比备忘录管用，Excel自动提醒，也太太太太牛了！

秋叶PPT

发布于:2024-05-25

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摘要：🎉


作者：竺兰
编辑：竺兰


大家好，我是秋叶编辑部的小兰~

如果你需要追踪一些项目、任务或会议的截止时间，那今天要讲的这个「Excel 到期自动提醒」技巧，对你就很有帮助了。

能让表格帮你记住日期，避免工作出错。

比如下面这个案例↓

隔壁部门的小杨需要统计 2020 年至今的项目完成情况，为是否要继续开发新项目做评估……以下是部分表格：


要求是：

❶ 已完成的项目输入「OK」，单元格标记为黄色；
❷ 将已完成的项目标灰，和未完成的区分开；
❸ 给已到期未完成的项目标记为逾期，并计算逾期天数。

好了，要求都看懂了吧！

接下来，我们来帮他想想，该怎样完成这项任务~

排除手动，用自动标记，我们要做高效职场人！
自动标记单元格颜色


这个操作，懂点 Excel 的同学应该都知道怎么做！

不信，来看看！

❶ 选择 E 列；
❷ 在【开始】选项卡下找到【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【等于】；


❸ 在弹出的对话框中输入「OK」：


❹ 填充颜色！


效果如下图：


看完上面的技巧教学，是不是觉得很简单？

简单就对了！Excel 的很多技巧其实都不难学，只是没人告诉你，一旦学会了，工作效率成倍提高~

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接下来，我们来看看如何自动标记整行颜色：
自动标记整行颜色


要实现这一操作，要用的方法，和自动标记单元格颜色有些相似，都要使用【条件格式】功能。

❶ 在【条件格式】里选择【新建规则】-【使用公式确定要设置格式的单元格】，并在下面的对话框里面输入公式：

=$E1="OK"


❷ 像上文一样，设置「格式」-【确定】；


❸ 调整一下【条件格式】的规则顺序，将「自动标记单元格颜色」的规则放上面。


设置完成，我们来看看效果图：

自动标记逾期
计算逾期天数


接下来，需要完成第 3 点要求：自动标记逾期，并计算逾期天数。

这里需要用到两个比较简单常见的函数：IF 函数和 TODAY 函数。

首先，我们先来算下「逾期天数」；然后，根据逾期天数和是否「OK」来判断是否「逾期」。

操作步骤：

❶ 选中 G2 单元格，输入以下公式，下拉填充：

=IF(E2="OK","",TODAY()-D2)


公式含义：

如果 E2 单元格中标有「OK」，则当前单元格为空；否则，返回今天和 D2 单元格之间的天数差。

其中，如果为负数，就是指任务还未到期。

PS：「开始日期」和「截止日期」必须是标准日期格式。

❷ 选中 F2 单元格，输入以下公式，下拉填充：

=IF(AND(G2>0,E2<>"OK"),"逾期","")


公式含义：如果 G2 单元格不为空并且 E2 单元格没标「OK」，就显示「逾期」，否则显示为「空」。

到这里，我们就全部设置成功了！

最终效果图↓



我们来回顾一下，本文一共讲了 3 个小技巧：

❶ 自动标记单元格颜色；
❷ 自动标记整行颜色；
❸ 自动标记逾期，计算逾期天数。

PS：以上 3 个小技巧也可以独立使用哦~

好了，今天的教程就讲完了，你最喜欢哪个小技巧呢？来投一票吧~

当然了，Excel 里能帮助我们提升效率的技巧，远不止上面展示的这些，如果你想学，那我强烈推荐你加入秋叶 Excel 3 天集训营！

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